Offboarding: van ‘walking the plank’ tot een game met alumni

Als er personeelsleden vertrekken, hoe zorgt u dan dat ze een goed gevoel houden bij uw bedrijf? Daarover gaat Werkverkenners op 8 oktober bij BNR Nieuwsradio. Op internet vindt u allerlei tips om van offboarding een succes te maken. Ingewikkeld hoeft het niet te zijn.

Voor piraten die het te bont hadden gemaakt, hadden zeerovers in vroeger tijden een veelheid aan straffen tot hun beschikking. Een methode die nog steeds tot de verbeelding spreekt (maar die in de praktijk weinig schijnt te zijn toegepast) was om de schurk te boeien en hem dan over een smalle plank van het schip de golven tegemoet te laten lopen. Walking the plank, dat was nog eens wat anders dan wat we ons tegenwoordig bij offboarding voorstellen.

Encylopedie

HR-consultant Twan Akkers, op online encyclopedie ENSIE, vat offboarding wat minder romantisch op en heeft het gewoon over iemand van boord laten gaan. “Het proces begint als een medewerker heeft aangegeven te gaan vertrekken, of gedwongen vertrekt. Het betreft niet alleen administratieve processen maar ook een nette afwikkeling van een dienstverband.”

Vertrekkende mensen worden nog vaak gezien als niet zo belangrijk, weet Akkers. Ze verlaten tenslotte de organisatie. Maar dat proces zorgvuldig afhandelen blijkt een positief effect te hebben op het aantrekken en behouden van talent.

“Niet alleen keren medewerkers die nu vertrekken wellicht in de toekomst graag terug naar de organisatie, bij een goede offboarding is er de kans dat men een positief gevoel overhoudt aan de organisatie en dit altijd zal uitdragen naar anderen.”

Gezien de krapte op de arbeidsmarkt kan een goede offboarding in de toekomst het verschil maken tussen het wel of niet aantrekken van nieuw talent, merkt Akkers op. Een behartigenswaardige gedachte, maar hoe geeft u daar uitwerking aan, in de praktijk van alledag? Op internet zijn allerlei tips te vinden waarmee u als werkgever van uw offboarding een succes kunt maken.

Level 1: checklist

Het eerste level kunt u bereiken met de checklist voor offboarding die payroller NedFlex op zijn website heeft geplaatst. Het lijstje begint met de minimale eisen die u aan u zelf moet stellen om überhaupt nog mee te mogen spelen.

Denk aan: collega’s en klanten tijdig informeren, administratieve verplichtingen correct afwikkelen, lopende werkzaamheden netjes laten afronden of laten overdragen, ervoor zorgen dat iemand op zijn of haar laatste dag alle zaken inlevert die de organisatie toebehoren en waarborgen dat hij of daarna geen toegang meer heeft tot werkgerelateerde informatie, systemen en accounts.

Bovenop die minimale vereisten komen tips om van het afscheid iets leuks te maken en om de deur open te laten voor een eventuele terugkeer.

Level 2: stappenplan

Zijn de elementen van deze checklist voor u gesneden koek, dan kunt u naar het tweede level met het stappenplan voor een goede offboarding van TinQwise, een consultancy die leeroplossingen biedt om het beste uit een groep te halen.

Stap 1 van dat plan is om in andere termen te gaan spreken over vertrekkende medewerkers. Zie hen als waardevolle alumni, die hoe dan ook altijd een beetje DNA van uw organisatie met zich mee zullen blijven dragen.

Stap 2 is om voor offboarding een consistent proces in te richten. Zo zou u een app op maat kunnen laten maken die de vertrekkende medewerker online koppelt aan HR en aan de leidinggevende, en die het contact faciliteert tussen de vertrekkende en de nieuwe medewerker. Daarmee kunt u als organisatie ook nog eens de overdracht borgen.

Stap 3 is om uw reputatie als werkgever te bevestigen door een netwerk van alumni in het leven te roepen.

Stap 4 is om dat netwerk te ontwikkelen tot een community waar alumni hun kennis kunnen delen, onderling én met de organisatie. Misschien zijn er wel pensionado’s die mee willen denken over nieuwe producten of diensten of een rol willen spelen in de werving en selectie van nieuwe medewerkers?

In stap 5 kunt u het bereik en de opbrengst van die community nog eens vergroten door er elementen van gamification aan toe te voegen. Adviesbureau Accenture bijvoorbeeld schijnt al scoring-principes los te laten op alumni-activiteiten en daar bonussen aan te koppelen. Het idee is dat er door de extra activiteit die dat oplevert, nieuwe en dieper gaande contacten worden gelegd waardoor het bereik van uw organisatie nog groter wordt.

Level 3: proces

Na alle inspanningen die u zich heeft getroost om van niks via het eerste level op het tweede te komen, wilt u natuurlijk wel dat de resultaten ook beklijven. Pas daarmee bereikt u het derde level. Fan Factory, een consultancy die zich richt op employee engagement, stelt u voor om daartoe offboarding in te richten als een proces waarvan alle stappen zijn gecoördineerd en geïntegreerd.

Beschrijf welke stappen moeten worden doorlopen als een contract wordt beëindigd of niet verlengd, benoem proceseigenaren, bouw de nodige discipline in om de systemen die aan het proces zijn gekoppeld te onderhouden en te blijven updaten met de juiste informatie, en laat die systemen vervolgens voor u werken.

Dat aandacht voor offboarding tegenwoordig een no-brainer is, daar zal iedereen het wel over eens zijn. De uitdaging zit hem in het hoe. De tips die ons op internet worden gegeven, variëren van open deuren (een afscheidsborrel, dûh…) tot inspirerend en uitdagend.

Een geïntegreerd proces, een app, een community van alumni, gamification – het zijn allemaal maatregelen die u kunt overwegen en waar u zich mogelijk mee kunt onderscheiden.

Geen garantie op succes

Het probleem met al die tips, checklists, stappenplannen en processen is dat er nooit systematisch is onderzocht wat welk werkt en wat niet, en vooral: wanneer, in welke context. Op de keper beschouwd zijn het allemaal ideeën die collega’s van u hebben bedacht, waar ze zelf blij van worden (neem ik aan) en waar ze soms van hopen dat ze u er ooit mee mogen helpen – tegen een passende vergoeding.

Er hoeft niets op tegen te zijn om rondom offboarding een heel project op te tuigen, maar u kunt natuurlijk ook gewoon eens uitzoeken hoe het er in uw organisatie nu aan toe gaat en wat de ervaringen daarmee zijn.

Raadpleeg daarbij niet alleen huidige en voormalige medewerkers die u nog geregeld tegenkomt, maar zoek er juist ook een paar op die u uit het oog was verloren. Breng aan de hand daarvan eens een paar kleine veranderingen aan in uw praktijk en kijk wat er gebeurt. Regel het bij en check de resultaten die u dan krijgt. Waarschijnlijk knapt uw offboarding daar al een heel stuk van op.

Oorspronkelijk geschreven als column voor BNR Brainnet Werkverkenners

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *